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S'organiser au boulot pour préparer (en douceur) son départ en vacances

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02/08/2018

*|MC:SUBJECT|*

Déconnection, cocotiers, doigts de pieds en éventail. On en rêve depuis des mois. Mais avant d’en profiter, il reste tellement de pain sur la planche qu’on a l’impression qu’on ne pourra jamais partir la faire, la planche. Et puis même si on part, on risque de mettre plus de temps à s'en remettre qu'à réellement en profiter... Vous êtes sur le point d’annuler votre billet pour Bangkok, Santorin, ou Barcelone ? Vous voyez lentement s’éloigner la possibilité de vous détendre en Provence ou en Bretagne ? Mais non. Rassurez-vous. Un départ en vacances, ça se prépare tout en douceur (et bien à l’avance ! ), en suivant quelques règles d’or. 

1. Déstressez

Inspirez par le nez sur quatre temps et expirez par la bouche sur huit. Encore. Commencez à préparer vos vacances en chassant le stress inutile qui vous pousse à courir dans tous les sens et à faire quinze choses en même temps. Sinon, vous allez vous mélanger les pinceaux et vous compliquer la tâche pour rien. Relaxez-vous, allez prendre un café et lisez donc les points qui suivent.

2. Faites une to-do list

Certains misent sur un bon vieux cahier ou des post-it : parfait si vous parvenez à vous relire. D’autres préfèrent les apps comme Todoist, Toodledo, Trello ou Bubblz qui offrent l’avantage de pouvoir partager sa to-do avec ses collègues. Quel que soit votre style, misez à fond sur la to-do list. Elle permet de récapituler l’ensemble du travail qui reste à fournir et d’avoir les idées au clair. C’est un gain de temps notable et la meilleure façon d’être à jour dans son travail.
 

  • Encore mieux, hiérarchisez vos tâches en fonction de leur importance et de leur priorité avant le départ, et évaluez la durée d’exécution de chaque projet :
  • En haut de la liste, les tâches les plus urgentes et les plus longues à effectuer. 
  • Viennent ensuite les impératifs à régler avant de partir mais auxquels vous êtes rodé et qui vous prendront donc moins de temps. 
  • En fin de liste, les besognes sans urgence que vous pouvez même reléguer à votre retour de vacances si vous n’avez (vraiment) pas le temps. L’idéal étant bien sûr de les accomplir avant de partir. 

Essayez d'abattre le plus de travail possible avant le départ mais soyez honnête avec vous-même et ne surchargez pas votre to-do list de tâches que vous ne serez pas capable de réaliser avant de partir.
À lire : Les 5 secrets d'une to-do list (vraiment !) efficace


3. Faites un planning des vacances
 

 

« Je pars mi-juillet, Martine part fin août, Jean-Pierre, on ne sait plus. »

Partager avec l’équipe un planning détaillé des vacances de chacun permet à tout le monde de s’y retrouver. Et de ne pas vous appeler douze fois sur votre portable pendant vos congés pour savoir où vous êtes. D’ailleurs, n’oubliez pas de préciser vos disponibilités pendant les vacances : peut-on vous téléphoner en cas d’urgence ? Vos collègues doivent-ils vous effacer de leur mémoire pendant quinze jours ? Y-a-t-il des créneaux horaires pendant lesquels vous êtes plus facilement joignable ?

4. Réunissez-vous avec votre équipe et déléguez

Une semaine avant votre départ, lorsque vous êtes au clair sur l’avancée de vos projets, proposez de vous réunir avec l’équipe. Expliquez à vos collègues où vous en êtes de tel et tel dossier, ce qui risque de faire surface en votre absence et comment y répondre. Qu’ils sachent à quoi s’attendre. Voyez ensuite avec eux qui se sent capable de prendre le relais sur tel ou tel projet. Une fois les tâches dispatchées en réunion, créez un document récapitulatif et partagez-le avec l’équipe. Le document contiendra pour chaque projet :
 

  • le nom de la personne qui vous remplace
  • la deadline du projet 
  • le contact de l’éventuel client ou prestataire concerné 
  • un récap’ des tâches à effectuer 

Vous n’oublierez pas de faire un mail à vos contacts habituels pour leur présenter la personne qui vous remplacera comme interlocuteur pendant les vacances.

 Vous penserez également à demander à votre remplaçant de préparer un rapport sur ce qui a été fait en votre absence et sur ce qu’il reste à faire à votre retour.
 


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